Bij Avendra International kunnen we dankzij ons Europese netwerk onafhankelijke hotels zoals Hotel Ariane in België ondersteunen met de kracht van een wereldwijd inkoopnetwerk, terwijl we tegelijkertijd persoonlijke, lokale service bieden. Hotel Ariane, gelegen in het hart van Ieper, België, is een gerenommeerd familiehotel dat sinds de opening in 1997 aanzienlijk is gegroeid. Oorspronkelijk had het hotel 36 kamers, maar nu beschikt het over 62 kamers en een populair restaurant dat ook voor niet-hotelgasten toegankelijk is. Het hotel heeft een evenwichtig klantenbestand van zowel toeristen als zakenreizigers.
Aan het roer staat eigenaresse Natasja Feliers, die de groei en evolutie van het hotel de afgelopen twintig jaar heeft geleid. Als onafhankelijk familiebedrijf heeft ze altijd gezocht naar manieren om de operationele efficiëntie te maximaliseren zonder in te boeten aan kwaliteit of service.
“We hebben een lange weg afgelegd sinds we voor het eerst onze deuren openden. Het is niet te vergelijken met toen ik begon. We zijn uitgebreid, hebben een restaurant geopend en ons gastenprofiel verbreed, maar inkoop was altijd een uitdaging, totdat we de juiste ondersteuning vonden.”
De uitdaging
Voordat Hotel Ariane in zee ging met Avendra International – oorspronkelijk onder de naam Trinity Purchasing – was de inkoop een tijdrovende en gefragmenteerde aangelegenheid. Als zelfstandig hotel was het een hele klus om concurrerende prijzen van leveranciers te bedingen.
Natasja legt uit: “Als klein familiehotel hadden we altijd moeite om goede deals te sluiten. Offertes waren altijd op zichzelf staand en het was tijdrovend om voortdurend rond te bellen op zoek naar betere prijzen. Het voelde alsof we er helemaal alleen voor stonden."
In 2010 sloot Hotel Ariane zich aan bij Trinity Purchasing (nu Avendra International) op zoek naar een meer gestructureerd, efficiënt en kosteneffectief inkoopmodel.
Financiële voordelen
“In het begin heb ik alles vergeleken – prijzen, diensten – en we zagen grote verschillen. Het team van Avendra International levert altijd waarde en we vertrouwen op hun aanpak.”
Avendra International maakt deel uit van een inkooporganisatie met een koopkracht van 20,5 miljard dollar en kan daardoor betere prijzen en voorwaarden bedingen bij leveranciers.
“Avendra International heeft veel invloed op leveranciers omdat ze veel andere partijen vertegenwoordigen. We voelen ons onderdeel van een grotere groep. Dat maakt een groot verschil in hoe leveranciers met ons omgaan en in de waarde die we krijgen.”
Inkooppartnerschap
In de afgelopen 15 jaar is de samenwerking tussen Hotel Ariane en Avendra International uitgegroeid tot een volledig geïntegreerde adviesrelatie.
Het team van Avendra International biedt uitgebreide ondersteuning die veel verder gaat dan alleen prijsonderhandelingen – van benchmarking van leveranciers tot productprijsherzieningen.
“Ze helpen ons leveranciers te vergelijken en geven ons prijsbenchmarks, zodat we weloverwogen beslissingen kunnen nemen – niet alleen op basis van kosten, maar ook op basis van service en productkwaliteit. Het is geweldig om keuze te hebben en een norm te hebben waaraan we ons kunnen spiegelen.”
Partnerschappen met leveranciers
Zelfs in gebieden waar Natasja zich sterk verplicht voelt om lokale leveranciers te ondersteunen, helpt Avendra International ervoor te zorgen dat de commerciële waarde behouden blijft, waardoor zij nieuwe partners kan voorstellen en toch kan profiteren van de collectieve onderhandelingskracht van de groep.
“Ik wil lokale bedrijven nog steeds ondersteunen waar mogelijk, en Avendra International helpt ons daar ook rekening mee te houden. Ze zijn flexibel en begrijpen onze waarden als familiehotel.”
Toen het tijd was om delen van het hotel te renoveren, zorgde Avendra International voor toegang tot betrouwbare voorkeurspartners, waardoor het selectieproces werd gestroomlijnd en een vlotte oplevering van het project werd gegarandeerd.
“De partner waarmee we hebben samengewerkt voor onze renovatie kwam via Avendra International. Dat is geruststellend: je weet dat je werkt met iemand met ervaring die is gescreend. Ze komen ook met geweldige ideeën, vaak dingen waar we zelf nog niet aan hadden gedacht.”
Adviesondersteuning
Cruciaal is dat de relatie niet alleen transactioneel is, maar ook consultatief en gebaseerd op vertrouwen. De accountmanagers van Avendra International bezoeken het hotel elk kwartaal en bieden voortdurend inzichten, ondersteuning bij de planning en de mogelijkheid om de balans op te maken.
Natasja legt uit: “De tijd gaat zo snel in deze branche. Het is goed om elke paar maanden een uurtje of twee te nemen met iemand die de markt kent en ons helpt een stap terug te doen en het grotere geheel te zien. Ze zijn als een extra lid van ons team – altijd beschikbaar wanneer we ze nodig hebben, via de telefoon, e-mail of persoonlijk.”
Verbetering van de bedrijfsvoering
Ook de operationele voordelen zijn aanzienlijk. Het team van Avendra International biedt proactieve ondersteuning, grijpt in om problemen met leveranciers op te lossen, leveringen te beheren en de dagelijkse wrijving bij de inkoop weg te nemen.
“Als er iets misgaat, bijvoorbeeld een verkeerde levering of een ontbrekend product, lossen zij het voor ons op. Als een leverancier problemen veroorzaakt, dringen zij aan op veranderingen. Zo kwamen er bijvoorbeeld leveringen te vroeg aan, waardoor gasten last hadden van het geluid van de koelmachine van de vrachtwagen. Avendra International kwam tussenbeide en loste het probleem op zonder enige verstoring, zodat mijn team en ik ons konden concentreren op andere prioriteiten.”
Oplossingen voor afvalbeheer
Een ander opvallend gebied is afvalbeheer, waar nieuwe milieuregelgeving veranderingen in processen en naleving vereist.
“Het team van Avendra International houdt ons op de hoogte en helpt ons aan alle nieuwe eisen te voldoen, zoals het scheiden van voedselresten. Zij doen het onderzoek, zodat ik dat niet hoef te doen. Het is een enorme opluchting te weten dat zij alles regelen, zodat wij te allen tijde aan de regels voldoen.”
Conclusie
Voor Hotel Ariane heeft de samenwerking met Avendra International langdurige waarde, operationele efficiëntie en betrouwbare consultancyondersteuning opgeleverd, allemaal ondersteund door een relatie die is gebaseerd op loyaliteit en respect.
“Ik zou Avendra International zonder aarzelen aanbevelen – ik ben altijd onder de indruk geweest”, zegt Natasja. “Ook al zijn ze gegroeid en maken ze nu deel uit van een grotere organisatie, de persoonlijke ondersteuning is precies hetzelfde gebleven. Daarom zijn we al 15 jaar bij hen. Ik vertrouw hen. Ze kennen ons bedrijf en doen wat ze beloven, zonder uitzondering. Ze staan achter ons.”
Wij staan voor u klaar
Als u de inkoopefficiëntie en besparingen van uw hotel wilt verbeteren of meer wilt weten over onze oplossingen op maat, neem dan contact met ons op: Hello_Europe@avendra.com.
